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プライバシーポリシー

平成21年12月3日制定
平成29年9月13日改定

お客様の個人情報保護に関する萩原労務管理事務所の基本方針

萩原労務管理事務所は、委託先様の個人情報の保護がもっとも重要な責務の一つと認識し、当事務所が取り扱う全ての個人情報の保護について、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守いたします。
また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のIT技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、適時・適切に見直してその継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言致します。

1.法令等の遵守(コンプライアンス尊重)
萩原労務管理事務所は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針及びその他の規範に従って、常にお客様の情報を厳格に管理し、個人情報を守ります。一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)の個人情報保護管理のプライバシーマーク(登録番号:第10840647号)の登録証の交付を受けています。全国社会保険労務士連合会の社会保険労務士個人情報保護事務所のSRPⅡ(認証番号:1601355)の認証書の交付を受けています。
2.適正な取得、利用目的
受託契約書を締結させて頂いたお客様の個人情報及び従業者の雇用・人事管理等において取り扱う個人情報について、取得と利用は、労働・社会保険諸法令に基づく事務所の業務遂行に必要とする最小限において使用し、目的外利用をいたしません。また、必要とする場合以外は事務所外に持ち出したり口外しません。また、そのための措置を講じます。
3.職員の教育、監督
お客様の情報の適切な取り扱いに関する教育を行い、当事務所から権限を与えられた職員だけがその情報にアクセスできます。
事務所の個人情報保護に関する確約に違反した職員は、定められた処分に処せられます。
4.公表、開示および安全管理措置
当事務所が委託先様から受託契約書に基づいてお預かりした個人情報をほかの組織、団体等に公表することはございません。また、「個人情報の取扱いについて」のとおり、個人情報の開示等については、当事務所には管理権がない(開示対象個人情報ではない)ため、開示請求等はお受けできません。委託先様にお問合せください。
また、個人情報の漏えい、滅失及び毀損などのリスクに対して、合理的な安全管理対策を講じて防止すべく、業務の実情に合致した資源を注入し、個人情報のセキュリティ体制を継続的に向上させていきます。また、万が一の際には、速やかに是正措置を講じます。
5.業務委託
萩原労務管理事務所が外部に業務を再委託することはありません。今後、もし一部分でも外部に委託する場合には、お客様の了解を得て、必ず当事務所の機密保護基準に従うこと、および基準遵守状況確認のための監査ができることを要求します。
6.第三者への情報提供
萩原労務管理事務所は、目的の如何を問わず、外部組織・団体との間で個人に関する情報を共有すること、および第三者に提供することはいたしません。 
7.個人情報の加工
萩原労務管理事務所は、いただいた情報をお客様の許可なしに独自に変えることをいたしません。
8.廃棄処分
いただいた個人情報の法定保持期限を経過し廃棄するときは、クロスカットのシュレッダーを使用するか、専門の機密保護契約を結んだ外部業者に委託して行います。
9.WEB上の管理
個人情報を取り扱うパソコンは充分必要なファイアウオール及びウイルスチェック機能を有し、外部に持ち出すパソコンは起動時の認証機能を設定して移動します。
10.連絡窓口の専任
お客様との連絡等はお客様が指定された貴社ご担当の方を通して行います。
11.問合せ窓口
当事務所は、個人情報の取扱いに関する苦情・相談に対しては、迅速かつ誠実に対応いたします。お問合せは以下にお願いいたします。

萩原労務管理事務所 所長・特定社会保険労務士 萩原 孝博
【電話】03-3583-3521
【Eメール】info@hagiwara-j.com

個人情報の取扱いについて

1.事業者の名称
萩原労務管理事務所
2.管理者(若しくはその代理人)の氏名又は職名、所属及び連絡先
管理者名:個人情報保護管理責任者
所属部署:所長
連絡先:電話03-3583-3521
3.個人情報の利用目的
(1)ご本人より直接書面等(ホームページや電子メール等によるものを含む。以下「書面」という)に記載された個人情報を取得する場合の利用目的
分類利用目的
お客様情報労務管理における事務代行及び労務コンサルタント業務における受託業務遂行のため
取引先情報商談及び業務上の諸連絡、受発注業務、請求支払業務のため
従業者情報従業者の人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理のため
採用応募者情報採用業務のため
お問合せ者情報お問合せにお答えするため
(2)直接書面以外の方法で個人情報を取得する際の利用目的
分類利用目的
お客様情報業務委託契約に基づく、労務管理・賃金計算業務等事務代行業務の遂行のため
採用応募者情報人材紹介会社からの応募者のマッチング業務のため
4.個人情報の第三者提供
当事務所は、次に掲げる場合を除き、お客様の個人情報を第三者に提供することはございません。
(1)ご本人様の同意がある場合
(2)法令に基づく場合
(3)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることが困難な場合
(4)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることが困難な場合
(5)国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
(6)業務を円滑に遂行するため、利用目的の達成に必要な範囲内で個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合
5.個人情報取扱いの委託
当事務所は事業運営上、お客様により良いサービスを提供するために業務の一部を外部に委託する場合があります。業務委託先に対しては、個人情報を預けることがあります。この場合、個人情報を適切に取り扱っていると認められる委託先を選定し、契約等において個人情報の適正管理・機密保持などによりお客様の個人情報の漏洩防止に必要な事項を取決め、適切な管理を実施させます。
6.個人情報の開示等の請求
お客様は、当事務所に対してご自身の個人情報の開示等(利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止または消去、第三者への提供の禁止)に関して、当事務所に申し出ることができます。ただし、ご自身が当事務所の委託先様(企業)の従業員である場合は、直接ご自身からの開示等請求には、お答えできません。この場合には、委託先様(企業)にご相談ください。開示等の申し出につきましては、下記の「個人情報に関する苦情・相談窓口」までお問い合わせください。
7.個人情報を提供されることの任意性について
お客様が当事務所に個人情報を提供されるかどうかは、お客様の任意によるものです。 ただし、必要な項目をいただけない場合、各サービス等が適切な状態で提供できない場合があります。
8.ご本人が容易に認識できない方法による取得する場合について
クッキー(Cookies)は、お客さまが当社のサイトに再度訪問された際、より便利に当サイトを閲覧していただくためのものであり、お客さまのプライバシーを侵害するものではなく、またお客さまのコンピューターへ悪影響を及ぼすことはありません。
また当事務所のサイトでは個人情報を入力していただく部分にはすべてSSL(Secure Sockets Layer)のデータ暗号化システムを利用しております。さらに、サイト内における情報の保護にもフアイアウオールを設置するなどの方策を採っております。ただし、インターネット通信の性格上、セキュリティを完全に保証するものではありません。あらかじめご了承ください。
9.認定個人情報保護団体
当事務所は次の認定個人情報団体の対象事業者です。
(1)認定個人情報保護団体の名称:一般財団法人日本情報経済社会推進協会
(2)苦情解決保護の申出先:個人情報保護苦情相談室
  <住所>〒106-0032
      東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル内
  <電話>03-5860-7565
      0120-700-779
【注意】当事務所の商品・サービスに関する問合せ先ではございません。

【個人情報に関する苦情・相談窓口】
お客様の個人情報に関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。

〒106-0044 東京都港区東麻布2-29-11 シャローム東麻布101号室
萩原労務管理事務所 苦情・相談窓口
TEL:03-3583-3521 (受付時間 9:00~17:00※)
※土・日曜日、祝日及び年末年始等休業日は、翌営業日以降のご対応とさせていただきます。